Những lưu ý quan trọng giúp dân công sở họp online hiệu quả khi ở nhà

Tình trạng dịch Covid-19 kéo dài và diễn biến phức tạp đã và đang góp phần thay đổi sâu sắc cách thức làm việc của dân công sở. Nhiều công ty đã chuyển sang hình thức làm việc tại nhà để hạn chế tụ tập đông đúc trong văn phòng.

Điều này cũng phần nào làm cuộc sống cá nhân của dân công sở bị đảo lộn bởi giờ đây, nhà riêng và văn phòng đã dần hòa thành một. Những cuộc họp không được tiến hành trực tiếp nữa, thay vào đó là những lần gọi video theo hình thức nhóm.

Các ứng dụng trò chuyện nhóm trực tuyến như Skype, Viber hay thậm chí Messenger của Facebook được tận dụng một cách triệt để. Bên cạnh đó, những ứng dụng chuyên biệt để quản lý công việc/họp online cũng trở thành lựa chọn của nhiều công ty.

Và vì cuộc sống cá nhân cũng như công việc đã hòa vào làm một, cho nên, trong những cuộc họp cả nhóm, những thành viên không mời như con trẻ, thú cưng cũng vì thế mà xuất hiện, nhiều lúc tạo nên những tình huống dở khóc, dở cười cho khổ chủ lẫn những người tham gia.

Bất cập là có những trong tình hình hiện tại, đây là cách duy nhất để chúng ta có thể cùng nhau, chung tay đẩy lùi Covid-19. Bên dưới đây là một vài mẹo nhỏ giúp dân công sở có một buổi họp trao đổi công việc trực tuyến một cách hiệu quả:

Kiểm tra cài đặt

Để một buổi làm việc, hội họp trực tuyến diễn ra một cách thuận lợi, tất nhiên các ứng dụng gọi điện phải được chuẩn bị một cách kỹ càng nhất. Dưới đây là một số bước để kiểm tra xem ứng dụng gọi điện của chúng ta đã sẵn sàng hay chưa:

Kiểm tra webcam: Điều chỉnh ánh sáng trong phòng làm việc cũng như góc độ webcam để khiến bản thân trong sáng sủa và tươi tỉnh nhất có thể. Một điểm nữa cần lưu ý chính là khung cảnh xung quanh. Chắc chẳng ai muốn để đồng nghiệp thấy căn phòng của mình bề bộn đến mức nào đâu.

Kiểm tra micro: Hãy thử gọi cho một người bạn để kiểm tra xem âm thanh của micro có đủ chất lượng hay chưa trước khi bắt đầu một cuộc họp nhóm.

Kiểm tra tốc độ đường truyền internet: Làm việc tại nhà mùa dịch là tình trạng chung nên chắc hẳn sẽ có rất nhiều người cũng đang sử dụng internet trong lúc này. Điều này sẽ phần nào khiến tốc độ đường truyền bị giảm. Dân công sở có thể truy cập speedtest.net để kiểm tra và nếu tốc độ đường truyền 20 megabits/giây, điều này đồng nghĩa với việc có thể hàng xóm của chúng ta cũng đang có một vài cuộc họp.

Trong lúc họp, chủ động tắt tiếng để lắng nghe leader, khi nào cần mới bật lên

Nếu không tắt tiếng, những âm thanh gây nhiễu như tiếng thú cưng, tiếng con trẻ thậm chí là tiếng hát của hàng xóm ở đâu đó sẽ có cơ hội văng vẳng, ảnh hưởng đến sự tập trung của cả nhóm. Vì lẽ đó, dân công sở có thể cân nhắc tắt micro và chỉ mở lên khi đến lượt mình phát biểu ý kiến.

Ngoài ra, để giảm thiểu tối đa nguy cơ nghẽn mạng, chúng ta có thể tắt luôn phần video hiển thị khuôn mặt. Bởi đa phần, họp là để phổ biến thông tin cho cả nhóm cùng nắm chứ nhu cầu nhìn mặt nhau cũng không cao lắm nên mọi người có thể cân nhắc để bỏ qua phần đó.

Đảm bảo không gian riêng tư

Điều bất cập nhất đối với dân công sở khi làm việc ở nhà đó chính là việc bị ảnh hưởng bởi những câu chuyện riêng tư. Con trẻ hay thú cưng là những đối tượng rất dễ chen ngang.

Vì lẽ đó, nếu đã bắt đầu một buổi họp trực tuyến, tốt nhất chúng ta nên vạch ra những giới hạn. Đừng thả cửa cho mình thoải mái bằng cách ngồi trên sofa để có thể vừa làm vừa trông con. Hãy nghiêm túc vào phòng và đóng kín cửa.

Vì dù gì, công việc vẫn là công việc và chúng ta vẫn đang làm việc tại nhà chứ không phải hội họp ngoài giờ trong một ngày nghỉ.

Lên lịch trình cụ thể

Những cuộc họp thường không diễn ra một cái khúc chiết, gãy gọn như những gì chúng ta muốn. Họp trực tiếp đã vậy, họp trực tuyến lại càng dễ lan man hơn. Xen giữa những câu chuyện công việc là những vấn đề trên trời dưới bể được dân công sở đem ra “buôn bán” như cách chúng ta vẫn thường khi làm việc ở công ty.

Và điều này phần nào đẩy những cuộc họp trực tuyến đi xa, trôi dạt khỏi mục đích ban đầu. Do đó, đứng ở góc độ người làm lãnh đạo, sếp cần có lịch trình cụ thể và những vấn đề cần được bàn luận rồi yêu cầu mỗi nhân viên chuẩn bị trước để cuộc họp diễn ra hiệu quả và thành công.

Tập trung

Sự tập trung là vô cùng cần thiết, không chỉ riêng hội họp trực tuyến mà bất cứ hình thức nào cũng vậy. Đừng để cả tập thể bị ảnh hưởng bởi sự mất tập trung của một cá nhân nào đó.

Giới hạn số lượng cuộc gọi

Khi làm việc ở văn phòng, chúng ta có thể dễ dàng thích họp lúc này thì họp. Nhưng khi làm việc ở nhà thì khác, rất nhiều yếu tố khiến cho việc yêu cầu tất cả mọi người trong team tiến hành một cuộc họp trực tuyến là điều không hề dễ dàng. Cho nên, số lượng các cuộc họp trực tuyến cần được giới hạn ở một mức độ nào đó cụ thể, đừng quá đà để tránh gây phiền toái.