5 cách siêu đơn giản giúp môi trường làm việc thoải mái hơn, chị em công sở thử áp dụng ngay hôm nay xem!

Mỗi doanh nghiệp đều mang trong mình một giá trị cốt lõi cũng như định hướng riêng về mặt văn hóa để làm kim chỉ nam cho sự phát triển về dài hạn. Nổi tiếng với vai trò là một trong những quốc gia phương Đông giàu mạnh và có nhiều triết lý sâu sắc, người Nhật đã áp dụng một cách thuần thục mô hình thực hành 5S - triết lý lấy con người làm trung tâm của mọi sự phát triển - để tạo nên những thành công vượt trội cho hệ thống quản lý chất lượng sản phẩm cũng như quy trình sản xuất của doanh nghiệp.

5S tượng trưng cho chữ cái đầu của 5 từ trong tiếng Nhật gồm: Seiri (Sàng lọc), Seiton (Sắp xếp), Seiso (Sạch sẽ), Seiketsu (Săn sóc), và Shitsuke (Sẵn sàng). 

5S được áp dụng rộng rãi trong nhiều doanh nghiệp ở Nhật trước khi lan rộng sang các nước châu Á và "cập bến" Việt Nam vào năm 1993. Rất nhiều lợi ích mà 5S mang đến cho một doanh nghiệp, có thể kể đến như: tạo nên môi trường làm việc sạch sẽ, gọn gàng; tạo sự thoải mái và không khí vui vẻ cho công nhân viên để từ đó nâng cao hiệu quả và năng suất lao động đồng thời tạo nên một hình ảnh đẹp cho doanh nghiệp.

Mang đến cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích, ấy vậy mà việc thực hành 5S vô cùng đơn giản, không đòi hỏi phải dùng các thuật ngữ hay phương pháp phức tạp mà vấn đề cốt lõi nằm ở sự đồng nhất cũng như chung tay thực hiện của tất cả các thành viên trong tổ chức.

1. Seiri (Sàng lọc): Xem xét, phân loại, chọn lựa và loại bỏ những thứ không cần thiết tại nơi làm việc. Những vật dụng, thiết bị, nguyên vật liệu, đồ dùng hỏng… không hoặc chưa liên quan cũng như cần thiết cho hoạt động tại một khu vực sẽ phải được tách biệt ra khỏi những thứ cần thiết, sau đó được loại bỏ hay đem ra khỏi nơi sản xuất. S1 thường được tiến hành theo tần suất định kỳ.

2. Seiton (Sắp xếp): Sau khi đã loại bỏ các vật dụng không cần thiết thì công việc tiếp theo là tổ chức các vật dụng còn lại một cách hiệu quả theo tiêu chí dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ trả lại. Nguyên tắc chung của S2 là bất kì vật dụng cần thiết nào cũng có vị trí quy định riêng và kèm theo dấu hiệu nhận biết rõ ràng. S2 là hoạt động cần được tuân thủ triệt để.

3. Seiso (Sạch sẽ): Thường xuyên giữ gìn nơi làm việc sạch sẽ thông qua việc tổ chức vệ sinh máy móc, vật dụng và khu vực làm việc. S3 hướng tới cải thiện môi trường làm việc, giảm thiểu rủi ro, tai nạn đồng thời nâng cao tính chính xác của máy móc thiết bị (do ảnh hưởng của bụi bẩn).

4. Seiketsu (Săn sóc): Duy trì định kỳ và chuẩn hóa 3S đầu tiên (Seiri, Seiton và Seiso) một cách có hệ thống. Để đảm bảo 3S được duy trì, người ta lập nên những quy định chuẩn nêu rõ phạm vi trách nhiệm 3S của mỗi cá nhân, cách thức và tần suất triển khai 3S tại từng vị trí. S4 là một quá trình trong đó ý thức tuân thủ của nhân viên trong một tổ chức được rèn giũa và phát triển. Bằng việc phát triển S4, các hoạt động 3S sẽ được cải tiến dần dựa theo tiêu chuẩn đã đặt ra và tiến tới hoàn thiện 5S trong doanh nghiệp.

5. Shitsuke (Sẵn sàng): Tạo thói quen tự giác tuân thủ nghiêm ngặt các quy định tại nơi làm việc. Sẵn sàng được thể hiện ở ý thức tự giác của người lao động đối với hoạt động 5S. Các thành viên đều nhận thức rõ tầm quan trọng của 5S, tự giác và chủ động kết hợp nhuần nhuyễn các chuẩn mực 5S với công việc để đem lại năng suất cho công việc cá nhân và năng suất chung của công ty.

Và để 5S có thể được hình thành vào hoạt động một cách trơn tru cũng như lâu dài, việc làm gương cũng như hỗ trợ đến từ phía các cấp lãnh đạo doanh nghiệp là yếu tố không thể thiếu. Bên cạnh đó, yếu tố đào tạo cũng như sự tự nguyện tham gia của tất cả các thành viên trong công ty cũng đóng góp một vai trò không hề nhỏ vào sự thành công của 5S. Và cuối cùng, chính yếu tố kiên trì và cam kết tuân thủ 5S một cách lâu dài và đều đặn sẽ giúp mô hình này trở thành một nét văn hóa tốt đẹp của cả doanh nghiệp.