Muốn buổi làm việc nhóm sạch bóng "drama", chị em công sở cần nắm vững những bí kíp dưới đây

Làm việc nhóm chưa hề là câu chuyện dễ dàng, nhất là khi có quá nhiều cái tôi muốn thể hiện bản lĩnh và năng lực.

Làm việc nhóm là một trong những kỹ năng tối cần thiết của dân văn phòng. Điều này được chứng minh một cách mạnh mẽ thông qua việc trong quá trình phỏng vấn, nhà tuyển dụng luôn hỏi ứng viên có khả năng làm việc nhóm hay không; cũng như trong CV, nhiều ứng viên đề cập kỹ năng làm việc nhóm của bản thân như một điểm mạnh khiến nhà tuyển dụng có thể cân nhắc.

Muốn buổi làm việc nhóm sạch bóng "drama", chị em công sở cần nắm vững những bí kíp dưới đây - Ảnh 1.

Tuy nhiên, làm việc nhóm đồng nghĩa với việc chúng ta phải cùng phân tích, mổ xẻ một vấn đề dưới nhiều góc nhìn, quan điểm khác nhau, và mỗi cá thể là một biến số, chẳng ai giống ai. Điều này vô hình trung tạo nên những mâu thuẫn, tranh cãi, những sự không đồng điệu vì cái tôi khác biệt của mỗi người.

Dù muốn, dù không, "drama" chắc chắn sẽ có khi làm việc nhóm. Tuy nhiên, công việc thì vẫn phải hoàn thành, mặc cho những tranh cãi có gay gắt đến mức độ nào đi chăng nữa. Vậy đâu là cách để giảm thiểu và hạn chế đến mức tối đa những "drama" phát sinh trong quá trình làm việc nhóm. Bên dưới đây là một vài cách mà dân công sở có thể áp dụng để hoàn thành công việc một cách hiệu quả nhưng vẫn không làm sứt mẻ tình cảm đồng nghiệp khi phải chạm trán:

Muốn buổi làm việc nhóm sạch bóng "drama", chị em công sở cần nắm vững những bí kíp dưới đây - Ảnh 2.

1. Ngưng mơ hồ về nhiệm vụ của mình

Khi không hiểu bản thân mình phải làm gì, người ta rất dễ làm sai. Do đó, sự mơ hồ lại cội nguồn của mọi sai sót. Bên cạnh đó, deadline không rõ ràng cũng dễ khiến tiến độ công việc bị trì trệ.

Đứng ở góc độ người được giao việc, trước khi bắt tay vào làm, chúng ta cần xác nhận lại với sếp 5 điểm: nhiệm vụ, mục đích, kỳ vọng, cách báo cáo, tiến độ đề xuất (gồm các deadline).

Đứng ở góc độ của nhóm trưởng, hãy soạn một văn bản ghi rõ ràng, cụ thể nhiệm vụ của từng thành viên, cách báo cáo tiến độ trong thời gian định sẵn, và kỳ vọng dành cho mỗi người. Nhóm trưởng có trách nhiệm gửi văn bản đến từng người, theo sát và kiểm tra thường xuyên để đảm bảo mọi người hiểu đúng công việc của mình.

Muốn buổi làm việc nhóm sạch bóng "drama", chị em công sở cần nắm vững những bí kíp dưới đây - Ảnh 3.

2. Đừng lạm dụng việc trao đổi công việc trực tuyến

Janel Anderson, nhà sáng lập công ty tư vấn truyền thông Working Conversations, chia sẻ: "Email là một trong những thứ dễ dẫn đến hiểu lầm do nó không thể chứa đựng giọng nói, ánh mắt, biểu cảm trên khuôn mặt – những tín hiệu giúp chúng ta hiểu thông điệp của đối phương".

Dân công sở 4.0 phần lớn giao tiếp thông qua các ứng dụng trực tuyến. Tuy nhiên, điểm yếu của con chữ là không thể hiện hết được cảm xúc của người nói, từ đó dễ gây ra những hiểu lầm không đáng có.

Vì vậy, chúng ta nên sử dụng email để thông báo những sự kiện, tóm tắt lại meeting, hoặc báo cáo tiến độ. Còn với những nội dung có tính chất cảm xúc cao thì nên nói chuyện trực tiếp hay ít nhất là qua điện thoại. Ví dụ, nếu muốn kiểm điểm thái độ làm việc của một vài thành viên trong nhóm thay vì công khai qua email hoặc chat trên nhóm chung, hãy nói riêng với họ.

Muốn buổi làm việc nhóm sạch bóng "drama", chị em công sở cần nắm vững những bí kíp dưới đây - Ảnh 4.

3. Biết mình là ai trong mắt đối phương

"Thách thức lớn nhất của trưởng nhóm/lãnh đạo là truyền đạt thông điệp sao cho người nghe tiếp nhận nó đúng như họ mong muốn. Và để cải thiện kỹ năng giao tiếp, bước đầu tiên chính là hiểu được phong cách giao tiếp của bản thân mình" – Christine Reijnders, giám đốc điều hành khóa học cho các nhà lãnh đạo Start To Be You, cho biết.

Trong giao tiếp, ngôn ngữ cơ thể chiếm 60 – 70% tác động đến người nghe. Nếu không tự nhận thức về giọng điệu, âm lượng, ngôn từ, ngôn ngữ cơ thể thì thông điệp của chúng ta có thể sẽ không được người nghe tiếp nhận đúng. Tuy nhiên, chúng ta thường khó đánh giá bản thân một cách khách quan. Vì vậy, hãy nhờ những người thân quen như bạn bè, đồng nghiệp kiểm tra giúp.

Muốn buổi làm việc nhóm sạch bóng "drama", chị em công sở cần nắm vững những bí kíp dưới đây - Ảnh 5.

4. Cẩn trọng khi nghe thông tin từ người thứ ba

Ông bà ta xưa vẫn có câu "tam sao thất bản" - một nội dung được truyền đi qua nhiều người và trong thời gian dài sẽ dễ bị sai lệch, không còn đúng với bản gốc. Khi làm việc nhóm, trường hợp tương tự cũng thường xảy ra.

"Rất nhiều hiểu lầm trong công việc xảy ra khi thông tin được 'qua tay' nhiều người", Jessica Schaeffer, giám đốc tiếp thị và truyền thông của công ty LaSalle Network cho biết. Do đó, hãy thật cẩn trọng khi nghe thông tin từ một người thứ ba. Thay vì tiếp nhận rồi làm theo ngay. 

Muốn buổi làm việc nhóm sạch bóng "drama", chị em công sở cần nắm vững những bí kíp dưới đây - Ảnh 6.

"Hãy đi tìm người đưa thông tin ban đầu và làm rõ thông điệp. Không nghe qua trung gian mà trực tiếp đi xác nhận thông tin. Vì đôi khi người trung gian sẽ phán đoán sai hoặc chúng ta chưa biết người đó có hiểu đúng bối cảnh và thông điệp phát ra từ ngôn ngữ cơ thể của người truyền thông tin hay không", Jessica Schaeffer khuyên nhủ.

Làm việc nhóm đòi hỏi nhiều hơn một kỹ năng, mà về căn bản, nó là câu chuyện tổng hòa của nhiều yếu tố. Hãy tiếp tục rèn luyện mỗi ngày bởi đó là thứ vô cùng cần thiết, đặc biệt đối với dân công sở. Vì "muốn đi xa, hãy đi cùng nhau".

Muốn buổi làm việc nhóm sạch bóng "drama", chị em công sở cần nắm vững những bí kíp dưới đây - Ảnh 7.


Chia sẻ
Bình luận
Đọc thêm