Hội công sở nhất định phải nằm lòng phương pháp báo cáo Horenso của Nhật để đồng nghiệp nể phục, sếp thích mê!
Làm thế nào để báo cáo công việc hiệu quả mà không bị chỉ trích là “nhại lại thông tin” hoặc “mách lẻo là giỏi thôi”?
Để thực hiện kỹ năng báo cáo khiến người nghe dễ nắm bắt thông tin, người Nhật sử dụng phương pháp Horenso. Horenso gồm: Hokoku (Báo cáo cho sếp), Renraku (Liên hệ với người liên quan) và Sodan (Hỏi ý kiến bàn bạc và bàn bạc với đồng nghiệp).
1.Hokoku (Báo cáo)
Khi báo cáo, phải thông báo thông tin một cách gãy gọn, xúc tích dựa trên bản kết quả thu được. Hãy nhớ, cấp trên của bạn rất nhiều việc nên chẳng ai muốn nghe bạn dông dài, lê thê mà mãi chẳng thấy đi vào trọng tâm đâu nhé!
Một là, hãy chủ động báo cáo tình hình chứ đừng để sếp lên tiếng hỏi:“Việc ấy sao rồi?”, “Hoàn thành đến đâu rồi em nhỉ?” Đừng để sếp lo lắng về khả năng hoàn thành công việc của bạn! Hãy chủ động báo cáo với sếp tiến độ trong khi thực hiện công việc, báo cáo khi kết thúc công việc được giao, báo cáo khi có tiến triển mới trong công việc hoặc vấn đề gặp phải.
Hai là, để nội dung được ngắn gọn, dễ hiểu, nhất định bạn phải có câu “Kết luận đầu tiên là”. Có khi nào bạn rơi vào trường hợp đang thao thao bất tuyệt mà sếp lại cắt ngang lời bạn và nói “Thế tóm lại là cô (cậu) định nói gì?” Bạn báo cáo mà cứ như kể chuyện tiểu thuyết, đến đoạn cuối bạn mới nói kết cục thì đừng hỏi vì sao lại bị sếp cắt lời sớm!
Ba là, để báo cáo được đầy đủ, chỉn chu thì phải đáp ứng được quy tắc 5W1H (What, Where, When, Which, Why, How).
Ví dụ, bạn báo cáo máy photo của phòng hỏng mà chỉ nói là máy nào, ở đâu, hỏng khi nào, tại sao hỏng nhưng sếp hỏi là thế ai làm hỏng thì bạn lại lắp bắp: “Ơ dạ, để em xác nhận lại” là bạn đã mất điểm trầm trọng vì cách làm việc cẩu thả rồi nhé! Đặc biệt đối với người Nhật, bạn phải báo cáo cả những vấn đề cho dù là nhỏ nhất. Có thể bạn nghĩ rằng: “Ôi dào, chuyện nhỏ như vậy thì cần gì báo cáo! Sếp chỉ quan tâm đến các vấn đề lớn thôi!” Nhưng đôi khi, chính các vấn đề nhỏ lại gây nên hậu quả lớn mà chỉ có cái tầm của sếp mới phát hiện ra. Vì vậy, càng việc nhỏ càng phải báo cáo! Hãy coi đó như là một cuộc giao tiếp, vừa có thể gần gũi sếp hơn lại vừa giải quyết được vấn đề của mình.
Đừng để bản thân biến thành người đưa tin, nếu chỉ là người đưa tin thì vai trò của bạn đã mất đi đáng kể trong lòng sếp rồi đấy. Đừng bị bệnh “Em tưởng” nữa nhé, các sếp sợ lắm!
Bốn là, bạn phải dũng cảm báo cáo. Khi bạn hoặc phòng ban bạn quản lý gây ra hậu quả nghiêm trọng, bạn đừng nghĩ là “Ôi trời, báo cáo việc này thì bị sếp mắng chết!” hay “Báo cáo việc này ra các phòng ban khác lại xem thường phòng mình”. Việc bạn giấu thông tin mắc lỗi mà không báo cáo sẽ chỉ khiến trách nhiệm bạn phải chịu khi bị phát hiện ra trở nên nặng nề hơn mà thôi.
2. Renraku (Liên lạc)
Đầu tiên, chúng ta phải biết liên lạc đúng thời điểm. Sự việc xảy ra rất lâu mà đến giờ bạn mới báo cáo, hay sếp đang bận chuẩn bị một cuộc họp quan trọng với đối tác mà bạn lại báo cáo một việc không liên quan đến nhu cầu của sếp lúc ấy, thì khi bạn lên tiếng, chắc hắn sếp sẽ nói: “Có cần thiết bây giờ không? Tôi đang bận lắm!”
Tiếp đến là phải liên lạc đúng kênh. Những vấn đề đơn giản hay cấp bách thì liên lạc qua miệng, điện thoại để sếp nắm tình hình trước. Với các trường hợp không gấp thì liên lạc thông qua email, văn bản giấy, qua các cuộc họp ngày, cuộc họp tuần, cuộc họp tháng để tất cả mọi người đều nắm được thông tin.
3. Sodan (Bàn bạc thảo luận)
Nếu chưa hiểu rõ dù chỉ một tí, bạn cũng nên bàn luận trao đổi với đồng nghiệp xung quanh.
Phải hiểu rõ mục tiêu của buổi thảo luận là: Tập trung tìm ra giải pháp! Nhiều cuộc họp nhóm diễn ra 4-5 tiếng đồng hồ nhưng khi ra khỏi phòng họp lại không đưa ra được giải pháp để giải quyết được vấn đề, quả là vừa không hiệu quả vừa lãng phí thời gian!
(Tổng hợp)