5W - 1H - 2C - 5M: Nguyên tắc vàng giúp dân văn phòng dễ dàng đạt năng suất cao trong mọi lĩnh vực

Việc lập kế hoạch là vô cùng cần thiết đối với dân công sở trước khi bắt đầu thực hiện một hạng mục công việc nhất định. Lập kế hoạch giúp chúng ta vẽ ra một lộ trình rõ ràng, chi tiết, cụ thể, tránh được những sai sót không đáng có trong quá trình thực hiện.

Việc lập kế hoạch vốn quan trọng, tuy nhiên, làm cách nào để có thể có được một kế hoạch hoàn thiện là điều mà không phải ai cũng có thể làm được. Đó chính là nguyên nhân khiến các phương pháp lập kế hoạch có cơ hội ra đời, và 5W - 1H - 2C - 5M chính là một ví dụ điểm hình.

Nguyên tắc 5W - 1H - 2C - 5M là gì?

Nguyên tắc 5W - 1H - 2C - 5M được sinh ra để kết nối và giúp định hình mục tiêu, kế hoạch dài hạn thông qua việc xây dựng bản kế hoạch quản trị công việc nhân sự. Nguyên tắc này cho phép liệt kê và phân tích ra từng công việc cụ thể nào cần thực hiện để đạt được mục tiêu một cách hữu hiệu. Phương pháp này bao gồm các bước như sau:

Why: Mục tiêu và công việc nào cần thực hiện?

What: Nội dung công việc cụ thể là gì?

Where, When, Who: Những tiêu chí về địa điểm, thời gian, nguồn lực, nhân sự thực hiện công việc?

How: Cách thức để thực hiện nhiệm vụ?

Control: Phương pháp nào được vận dụng để tiến hành theo dõi, kiểm soát hoạt động?

Check: Kiểm tra, đánh giá quá trình và hiệu suất

5M: Xác định nguồn lực thực hiện nhiệm vụ.

Why - Mục tiêu và công việc nào cần thực hiện?

Why giúp chúng ta đặt ra những thắc mắc trước khi tiếp tục các giai đoạn kế tiếp. Đây cũng được xem là rào cản và cũng là thách thức mà chúng ta cần vượt qua. Hãy trả lời các câu hỏi sau đây để tự nhận định rằng mình có mục tiêu rõ ràng hay chưa:

Tại sao phải làm công việc này?

Nó có ý nghĩa như thế nào đối với bộ phận, tổ chức?

Nếu không thực hiện, nó có dẫn đến những ảnh hưởng nào hay không?

Nhiều người gặp khó khăn và đã thất bại trong khi trải nghiệm Why vì họ chưa biết bản thân muốn gì. Vì thế, chúng ta cần thật sự tập trung để xác định mục tiêu, yêu cầu công việc một cách cụ thể. Điều này là kim chỉ nam giúp chúng ta luôn hướng về mục tiêu ban đầu, đồng thời việc đánh giá kết quả đạt được sẽ chính xác hơn.

What - Nội dung công việc cụ thể là gì?

Sau khi đã vạch rõ mục tiêu, yêu cầu công việc, bước tiếp theo lên những nội dung, hoạt động cụ thể hơn. Và một điều quan trọng, đừng quên bám sát vào mục tiêu đề ra, tránh đi lạc hướng so với những dự định ban đầu.

Where, When, Who - Những tiêu chí về địa điểm, thời gian, nguồn lực nhân sự thực hiện công việc?

Mỗi tiêu chí đều rất quan trọng và tùy thuộc vào từng đặc thù, mô hình hoạt động của mỗi tổ chức/doanh nghiệp, người quản lý nhân sự sẽ có những cách xác định và thực hiện khác nhau. Tuy nhiên, có thể khái quát việc xác định các tiêu chí như sau:

Where: Công việc này sẽ được thực hiện ở đâu? Có những bộ phận nào chịu trách nhiệm giám sát, kiểm tra? Việc phân bổ các thiết bị hỗ trợ thực hiện nhiệm vụ được diễn ra tại địa điểm nào?

When: Công việc được thực hiện vào thời điểm nào? Khi nào thì bàn giao, khi nào kết thúc?

Who: Ai chịu trách nhiệm xử lý công việc này? Ai là người kiểm tra? Ai là người hỗ trợ thực hiện.

How - Cách thức để thực hiện nhiệm vụ?

Ở bước này, hiểu đơn giản là người lập kế hoạch nhân sự cần chỉ ra được cách thức thực hiện công việc.

Cụ thể, cần thông tin cho những cộng sự về các nguồn tài liệu có liên quan, thiết bị nào cần được trang bị nhằm phục vụ tốt quá trình thực hiện công việc, cách vận hành các thiết bị hoặc đề ra những tiêu chuẩn đánh giá về chất lượng công việc.

Control - Phương pháp nào được vận dụng để tiến hành theo dõi, kiểm soát hoạt động?

Bất kỳ công việc nào khi thực hiện cũng cần phải được tiến hành kiểm soát và đo lường. Chính vì vậy, để việc theo dõi và đo lường phạm vi hoạt động hiệu quả, bạn cần đề cập đến một số yếu tố sau:

Đơn vị đo lường cho công việc này là gì?

Những thông số khoa học nào phản ánh đầy đủ khả năng và phạm vi hoạt động của công việc?

Vấn đề nào/Điều gì cần kiểm soát và theo dõi xuyên suốt?

Check - Kiểm tra, đánh giá quá trình và hiệu suất

Đây là bước khá quan trọng và cần được tuân thủ theo nguyên tắc Pareto: Cơ chế của nguyên tắc này là chỉ kiểm tra 20% mức độ hiệu quả ban đầu của quá trình thực hiện nhiệm vụ. Trong khi đó, 80% sẽ tập trung vào những sai sót phát sinh.

Để công đoạn kiểm tra và đánh giá quá trình đạt được hiệu quả như mong muốn, người quản lý cần xác định những nội dung như sau:

Những bước nào cần tiến hành kiểm tra, theo dõi .

Tần suất kiểm tra là bao lâu? (dựa vào tính quan trọng của từng giai đoạn thực hiện).

Những điểm nào là trọng yếu trong quá trình đánh giá.

5M - Xác định nguồn lực thực hiện nhiệm vụ

Nhiều kế hoạch công việc thường chỉ chú trọng đến công việc mà lại quên đi vấn đề nguồn lực. Nguồn lực là yếu tố quyết định việc một dự án, một kế hoạch công việc có thành công hay không. Hay nói cách khác, nguồn lực đảm bảo tính khả thi cho toàn bộ kế hoạch. Nguồn lực bao gồm các yếu tố sau:

Man - Nguồn nhân lực: Người giữ trách nhiệm thực hiện công việc có đủ mức độ phù hợp với công việc thông qua các tiêu chí về: trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm, phẩm chất,…

Money - Ngân sách: Nguồn quỹ thực hiện những công việc này là bao nhiêu? Và kỳ hạn giải ngân sẽ được tiến hành trong bao lâu?

Material - Hệ thống cung ứng phục vụ kế hoạch nhân sự: Tiêu chuẩn để trở thành nhà cung ứng cho việc là gì?

Machine - Máy móc/công nghệ kỹ thuật: Mức độ tương đồng giữa các thiết bị công nghệ kỹ thuật có phù hợp với nhu cầu thực hiện nhiệm vụ không? Những phương pháp về công nghệ nào cần được áp dụng để thực hiện công việc?…

Method - Phương pháp làm việc: Cách vận hành hoạt động nhân sự như thế nào?

Nguyên tắc 5W - H - 2C - 5M được thể hiện dưới nhiều hình thức khác nhau và trên thực tế khi áp dụng. Với kinh nghiệm vốn có của mình, nhà quản lý sẽ linh hoạt sao cho nguyên tắc này đảm bảo được tính hiệu quả nhất cho tổ chức.