2015 sẽ đánh dấu "ngày tàn" của Email?

Cùng với sự nóng lên toàn cầu, virus Ebola, và tình hình chính trị bế tắc, năm nay, ít nhất với tôi, có thứ cũng đang đe doạ cũng vượt khỏi tầm kiểm soát. Đó là email.

Trong thế giới Internet, email là một trong những phát minh lâu đời nhất  được mang đến  nhằm giúp chúng ta làm việc hiệu quả hơn. Nhưng email – thứ được cho là giúp con người tăng năng suất, đang ngày càng khiến chúng ta mất thời gian để lặp đi lặp lại thao tác "Trả lời email". Hoặc đôi khi, tôi phải rời khỏi bàn làm việc để tham dự một cuộc họp, và tôi biết rằng khi quay lại, tôi sẽ bị nhấn chìm bởi một đống những thông điệp đang nằm kiên nhẫn chờ đợi sự chú ý của mình?

Một số người "đặt mục tiêu" làm thế nào để "hộp thư đến luôn trống”. Nhưng giống như nhiều người, hiện tại tôi nhận được nhiều thư rác đến nỗi nếu tôi theo đuổi một mục tiêu như vậy, có lẽ tôi sẽ dành cả ngày chẳng làm gì ngoài việc xóa email. Để theo kịp với “vòi phun nước cứu hỏa không ngừng nghỉ” này, và để đảm bảo rằng tôi không bỏ sót bất cứ điều quan trọng nào khi nó bị đẩy xuống phía dưới cửa sổ hiển thị, tôi đành phải sử dụng cách cổ điển là ghi lại một danh sách các email cần trả lời trên một loạt các giấy nhớ. Tất nhiên, điều này quá kỳ quặc và buồn cười.

Trở lại năm 2007, Fred Wilson đã đưa ra một phát ngôn nổi tiếng "email đến hồi kết. Hiện tại, tôi cũng chuẩn bị nói một điều tương tự. Nhưng có thể tôi không cần thiết phải tự tay "hủy diệt email".

Tôi dự đoán rằng đây sẽ là năm mà những giải pháp thay thế email sẽ bắt đầu   được người dùng chú ý đến. Hiện tại, những hệ thống nhắn tin như HipChat, Yammer, và những hệ thống khác đang được lưu tâm. Slack, một nền tảng tin nhắn và tìm kiếm mới, đang có những bước phát triển nhảy vọt. Trong những năm vừa qua, một số công cụ khác cũng nổi lên, như Sanebox, Mailstrom, Inbox Pause, và Xobni (được Yahoo mua lại vào năm 2013, một số tính năng của nó bây giờ được tích hợp vào Yahoo Mail) - cũng như các phần mềm như Ommwriter và Freedom, đặc biệt thông dụng với những người hay phải viết lách. Các công cụ như Unroll.me và Boomerang đang dần phổ biến; Microsoft vừa mua Acompli, một công ty tích hợp email trên điện thoại di động.

Các tập đoàn đã dần áp dụng chính sách email chặt chẽ trong những năm qua: Vài năm trước, Volkswagen cho biết sẽ ngừng gửi email từ máy chủ tới công ty con BlackBerry khi kết thúc ngày làm việc của mình; các công ty khác đã hoàn toàn chấp nhận giải phóng nhân viên khỏi email trong hai tuần cuối cùng của năm.

Trong năm 2011, công ty Atos của Pháp đưa ra một sáng kiến "nói không với email", trong đó nhân viên công ty không được phép sử dụng email nội bộ. Việc này đã không hoàn toàn thành công - không được như CEO Thierry Breton mong đợi - nhưng nó cắt giảm khối lượng 60% công việc cồng kềnh và dẫn đến việc sử dụng các nền tảng nhắn tin hợp tác nội bộ của công ty hiệu quả hơn.

Có lẽ dấu hiệu lớn của sự thay đổi đến từ Đức, nơi kêu gọi một "quy định chống stress", bao gồm cả việc cấm "sếp" liên lạc với nhân viên sau giờ làm. 

Có lần Tony Hsieh từng nói với tôi, vấn đề của email là nó là một giải pháp "đủ tốt". Ông đã trích dẫn một lý thuyết từ Good-to-Great (từ tốt đến tuyệt vời) của chuyên gia Jim Collins, cho rằng một sản phẩm tốt chính là vật cản để người ta không thể tìm được sản phẩm thật sự tuyệt vời.

"Một số công nghệ tồn tại chỉ vì không có bất cứ điều gì tốt hơn", Hsieh đã từng nói với tôi. Có lẽ anh ấy nói phải. Nhưng hy vọng và mong muốn của tôi, đó là năm 2015 là năm các giải pháp quản lý email thực sự phát huy hiệu quả, không phải chỉ là tốt mà còn là cực kỳ tuyệt vời và rằng từ khối lượng email nhiều đến mức kinh hãi trở về mức vừa phải. Cuộc sống của chúng ta sẽ trở nên tốt hơn với sự thay đổi này.