Ngành nghề không đào tạo qua trường lớp nhưng doanh nghiệp nào cũng cần

Công việc ổn định, lương cao cùng cơ hội thăng tiến rộng mở là những lý do khiến nhiều bạn trẻ ngày nay chọn nghề thư ký để phát triển sự nghiệp. Tuy nhiên, mấy ai biết đến những khó khăn, thấu hiểu sự vất vả mà người nắm giữ chức vụ này phải đối mặt. Trở thành cánh tay đắc lực của sếp là một điều không dễ, đòi hỏi bạn phải có kiến thức cùng kỹ năng nhất định.

Nếu đang quan tâm vị trí công việc này, bạn có thể tham khảo bài viết dưới đây để có thêm thông tin hữu ích.

THƯ KÝ LÀ GÌ? CÔNG VIỆC CỤ THỂ NHƯ THẾ NÀO?

Thư ký là người hỗ trợ các công việc liên quan đến quản lý, điều hành trong văn phòng. Ngoài ra, thư ký là người thực hiện các công việc liên quan đến giấy tờ, công việc tạp vụ hành chính, soạn thảo văn bản, lên lịch trình, tổ chức các buổi họp, lên kế hoạch cho cấp trên. 

Trước đây, công việc của thư ký chỉ thực hiện các chức năng liên quan đến quá trình ghi chép biên bản, nội dung cuộc họp hay các ý kiến chỉ đạo của người có thẩm quyền. Tuy nhiên ngày nay, công việc và nhiệm vụ của thư ký ngày càng được mở rộng. Vì thế, ngành nghề này trở nên phổ biến, không thể thiếu trong các doanh nghiệp. 

Cụ thể, với vị trí thư ký, bạn sẽ đảm nhiệm những công việc sau:

- Sắp xếp lịch trình, lịch làm việc: Sắp xếp thời gian biểu làm việc, lịch họp và lịch công tác phù hợp cho cấp trên. Tổ chức các cuộc họp, ghi chép nội dung, ý kiến của những người tham gia buổi họp.

- Tiếp nhận và xử lý thông tin: Tiếp nhận, tập hợp, phân loại, sắp xếp và xử lý văn bản tài liệu từ các phòng ban một cách nhanh chóng, chính xác. Biên dịch, phiên dịch tài liệu khi có yêu cầu của cấp trên.

- Đón tiếp khách hàng: Sắp xếp chỗ đợi, tiếp khách, chăm sóc khách hàng trong thời gian chờ đợi. Trong một số trường hợp có thể giải quyết các vấn đề của khách hàng trong quyền hạn của mình.

- Chuẩn bị cho các chuyến công tác của cấp trên: Lên kế hoạch lịch trình công tác như chuyến đi, thời gian đến, phương tiện đi lại, địa điểm họp,… Chuẩn bị tài liệu cho buổi họp, lập hồ sơ chuyến đi, tạm ứng, quyết toán chi phí công tác.

4 KỸ NĂNG MÀ NHÂN VIÊN THƯ KÝ CẦN CÓ

Nghề thư ký là một trong những lựa chọn được nhiều bạn trẻ quan tâm với mong muốn xây dựng kiến thức, kỹ năng, mối quan hệ và cả sự thăng tiến trong sự nghiệp. Tuy nhiên, ngành nghề này có những yêu cầu rất khắt khe.

1. Kỹ năng phân tích, xử lý tình huống

Khả năng phân tích là rất quan trọng đối với một nhân viên thư ký. Bởi trong một số trường hợp nhất định, thư ký sẽ thay sếp giải quyết công việc. Vì thế, thư ký cần có khả năng phân tích vấn đề, xác định đâu là điểm mấu chốt để đưa ra các quyết định giải quyết công việc phù hợp. Một nhân viên thư ký giỏi phải có khả năng hỗ trợ sếp tối đa trong công việc. 

2. Kỹ năng giao tiếp

Giao tiếp là một trong những kỹ năng mà thư ký cần có. Vị trí thư ký không chỉ thực hiện các công việc trong văn phòng mà còn là cánh tay đắc lực của cấp trên trong việc gặp gỡ, trao đổi với đối tác. Bởi vậy, bạn cần có khả năng giao tiếp tốt, ngoại giao tốt, đàm phán, ứng xử linh hoạt và khéo léo. 

Để trở thành một thư ký giỏi, bạn cần biết xử sự lịch sự, hòa đồng với mọi người. Mức độ hiểu biết về xã hội và khả năng thích ứng nhanh trong mọi hoàn cảnh cũng là yếu tố cần thiết. Bên cạnh đó, khả năng giao tiếp bằng nhiều ngôn ngữ phục vụ cho công việc cũng là một lợi thế khi làm nhân viên thư ký. 

3. Kỹ năng sắp xếp công việc

Là một thư ký, bạn cần có khả năng phân tích, lên kế hoạch, sắp xếp công việc, hỗ trợ cấp trên. Để làm được điều này, bạn phải học hỏi không ngừng, tìm hiểu về lĩnh vực của công ty. Một trí nhớ tốt cùng khả năng quản lý thời gian sẽ giúp bạn lên lịch trình làm việc cho lãnh đạo một cách khoa học.

4. Kỹ năng tin học văn phòng

Đối với một nhân viên thư ký, bạn không nhất thiết phải giỏi các kỹ năng về máy tính. Tuy nhiên, bạn cần nắm được cơ bản cách sử dụng Word, Excel, Powerpoint để soạn thảo văn bản, làm hợp đồng, lập hồ sơ, thuyết trình. Để tránh việc lúng túng khi sử dụng máy tính khiến giám đốc, đồng nghiệp đánh giá thấp khả năng làm việc, bạn cần trang bị kiến thức tối thiểu về tin học văn phòng.

Thế mới thấy, ngành nghề này khá áp lực, không chỉ toàn màu hồng như nhiều bạn trẻ lầm tưởng. Kim Ngân – cử nhân loại Giỏi tại ĐH Ngoại Ngữ Hà Nội được tuyển vào vị trí thư ký giám đốc cho một công ty xuất nhập khẩu đã làm được nửa năm. Cô cho biết, buổi sáng cô đi làm, tối về học thêm nghiệp vụ xuất nhập khẩu để nâng cao kiến thức và kỹ năng. Ngoài ra, yêu cầu công việc của cô là phải thành thạo ngoại ngữ vì đa số công ty làm việc với các đối tác nước ngoài. Áp lực phải hoàn hảo khiiến Ngân không ít lần định bỏ cuộc.

"Mới ra trường lại bước chân ngay vào một vị trí rất áp lực như thế, suốt một tháng đầu tiên lúc nào mình cũng cảm thấy công việc đang đuổi rượt, chạy không kịp", Ngân chia sẻ. 

THU NHẬP THƯ KÝ BAO NHIÊU? TRƯỜNG NÀO ĐÀO TẠO NGÀNH NGHỀ NÀY?

Hiện thư ký là một trong những ngành nghề được đánh giá có thu nhập tốt. Người mới ra trường có thể đạt mức lương từ 7 – 12 triệu đồng/tháng, chưa kể các khoản thưởng, phụ cấp. Những người có kinh nghiệm từ 3-5 năm, tổng thu nhập có thể dao động từ 15 – 20 triệu đồng/tháng. Nếu bạn làm cho các doanh nghiệp nước ngoài thì có thể đạt con số cao hơn nhiều.

Khác với những ngành nghề như kỹ sư, bác sĩ, giáo viên, kế toán,… thư ký hiện nay chưa phải là một ngành đào tạo. Tuy nhiên, tùy vào lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp mà bạn có những lựa chọn ngành học để ứng tuyển vị trí này. Bạn có thể là cử nhân kinh tế, quản trị kinh doanh, marketing, thương mại, ngoại ngữ,… Miễn là bạn đảm bảo kiến thức, năng lực, khả năng tổng hợp và linh hoạt trong mọi tình huống. Trên thực tế, tại Việt Nam chưa có trường đại học nào có chuyên ngành thư ký hay trợ lý.