Nếu nhận ra mình làm việc không năng suất, dân công sở hãy áp dụng ngay nguyên tắc 80/20

Bạn thường hay than phiền rằng thời gian không đủ để làm hết tất cả mọi việc trong một ngày, do sắp xếp và phân chia thời gian không hợp lý khiến bạn vô tình bỏ lỡ nhiều điều quan trọng. Nguyên tắc 80/20 sẽ giúp bạn cải thiện điều này, bí quyết sẽ giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả để cuộc sống của bạn tốt đẹp hơn.

Một ngày mới bắt đầu với vô vàn thử thách đang chờ bạn xử lý, chắc chắn bạn sẽ bị choáng ngợp với núi công việc và không biết bắt đầu từ đâu. Tuy nhiên lại không có một phép màu nào có thể xảy ra để biến một ngày của bạn dài hơn 24h. Khi ấy, thứ bạn cần chính là áp dụng nguyên tắc 80/20.

Nguyên tắc 80/20 bắt nguồn từ đâu?

Vilfredo Pareto - một nhà kinh tế người Italia nhờ sự quan sát và tìm hiểu ông đã phát hiện việc chỉ 20% gia đình người Italia lại sở hữu 80% tổng tài sản quốc gia. Cảm thấy phát hiện mới này vô cùng thú vị, điều này thôi thúc ông áp dụng quy tắc 80/20 cho mọi thứ xung quanh. Ví dụ như, ông nhận ra 20% số cây trong vườn đóng góp tới 80% sản lượng thu hoạch. Và 20% thời gian tập trung làm việc quan trọng sẽ giúp mỗi cá nhân có thể đạt tới 80% hiệu suất hàng ngày.

Áp dụng nguyên tắc 80/20 trong cuộc sống thế nào?

Giả sử một ngày bạn có 10 công việc để làm, trong đó sẽ có 2 điều quan trọng nhất, sau khi xác định được 2 điều này thì bạn hãy bắt tay vào làm chúng. Hãy tập trung và hoàn thành ngay 20% công việc đó để mang lại hiệu quả công việc tối đa suốt cả ngày.

Làm sao để xác định được điều gì quan trọng nhất?

Ngay bây giờ bạn hãy ngồi xuống và viết ra 6 điều bạn cần làm trong ngày mai, tiếp theo hãy đánh giá mức độ quan trọng và cần thiết của chúng bằng phương pháp loại trừ. Gạch dần từng điều một cho tới khi còn 1 điều duy nhất. Hãy viết ra giấy quá trình thực hiện điều quan trọng này và cố gắng thực hiện trong vòng từ 1-1,5 giờ vào sáng sớm mai.

Xác định điều quan trọng giống với việc bạn sắp xếp lại tủ quần áo của mình. Bạn có một tủ quần áo đầy ắp với những bộ đồ thậm chí bạn chưa từng ngó tới, lúc này bạn hãy nhớ lại những bộ đồ mình đã mặc vào tuần trước và cất những bộ chưa từng mặc qua. Khi đó, bạn sẽ có một tủ quần áo gọn gàng, ngăn nắp, cũng không tốn quá nhiều thời gian vào việc chọn đồ. 

Ngoài ra, nguyên tắc 80/20 đã giúp Steve Jobs cứu Apple khỏi nguy cơ phá sản. Ông cho biết, khi chuyện kinh doanh của bạn gặp vấn đề, hãy quên đi hàng trăm những mục tiêu về cải tiến sản xuất, thay vào đó hãy tập trung vào những thế mạnh của công ty. Điều này sẽ giúp ích rất nhiều trong việc kinh doanh.

Những công việc quan trọng thường là những công việc khó giải quyết và phức tạp nên mọi người thường có xu thế trốn tránh và trì hoãn. Tuy nhiên, nếu muốn thay đổi cuộc sống trở nên tốt đẹp hơn thì bạn hãy thực hiện nguyên tắc 80/20 ngay từ bây giờ. Tập trung vào những điều quan trọng, điều tốt đẹp sẽ sớm mỉm cười với bạn.