Khi học sinh nộp hồ sơ du học, các trường sẽ xét đơn ra sao? - Đây là chia sẻ từ chuyên gia

Nắm rõ hệ thống tuyển sinh của một trường đại học nước ngoài, nơi bạn có nguyện vọng theo học là rất cần thiết. Chính vì thế, điều đầu tiên một học sinh, sinh viên cần làm khi có ý định du học chính là bắt tay vào tìm hiểu quy trình nộp đơn.

Anh Bảo Nguyễn - công chức của một trường đại học ở Canada với 20 năm kinh nghiệm, đồng thời là người có nhiều bài viết được phụ huynh yêu thích về du học Canada chia sẻ về quy trình xét đơn của University và College sau khi học sinh, sinh viên nộp đơn.

Theo anh Bảo Nguyễn, khi một sinh viên nộp đơn xin vào đại học, lá đơn đó sẽ được xét bởi khoa, nơi sinh viên xin vào học. Ví dụ, khoa Computer (máy tính) sẽ chỉ xét đơn sinh viên Computer, khoa English sẽ xét đơn sinh viên xin học English. Mỗi khoa đều có một hội đồng tuyển sinh, gọi là Admission Committee. Hội đồng này bao gồm nhiều giáo sư trong và ngoài khoa. Mỗi thành viên trong hội đồng gọi là Admission committee member. Hội đồng sẽ thay đổi theo thời gian và hoàn cảnh của từng khoa.

Ở cấp độ quản lý cao hơn là đại học (university) hay faculty (khoa) trong đại học, cũng có những hội đồng riêng để lo về việc lên kế hoạch tuyển sinh hàng năm. Họ sẽ dựa trên các dữ liệu về: Ngân sách; cơ sở vật chất (như các giảng đường; phòng thí nghiệm; chỗ ngồi...); sĩ số học sinh ra trường hàng năm; chỉ tiêu đào tạo... để ước đoán ra một con số sinh viên đại học có thể tuyển vào trong năm đó. 

Dựa trên con số này, đại học sẽ nghiên cứu tình hình cụ thể của từng khoa và đưa xuống những định mức ghi rõ số sinh viên mà khoa có thể tuyển vào hàng năm là bao nhiêu. Những định mức này gọi là Admission Quota. Khi có nó rồi thì các hội đồng tuyển sinh bắt đầu làm việc, tuyển lựa sinh viên vào học khoa mình.

Các quota chia ra nhiều loại khác nhau, trong đó có 2 loại quota rõ rệt nhất là Domestic Students (sinh viên địa phương) và International/Visa Students (ngoại quốc). Sở dĩ có 2 định mức này là vì chúng ảnh hưởng rõ rệt tới chỉ tiêu đào tạo, nguồn ngân sách cụ thể của khoa. Mỗi sinh viên địa phương (người Canada) đều được chính phủ đài thọ một phần tiền ăn học bằng cách cho học phí rẻ. Hầu hết các đại học Canada là đại học công, được nhận tiền từ chính phủ. Tuy nhiên, ngân sách thì không bao giờ đủ để vận hành và phát triển, vì thế, đại học phải tuyển sinh từ nguồn nước ngoài.

Vai trò của các nhân viên điều hành đại học 

Khi một sinh viên nộp đơn cho tại các trung tâm tuyển sinh (Application Centre) hay trực tiếp cho đại học, college thì hồ sơ của họ sẽ được lưu trữ trên các admission servers (máy chủ) của đại học hay của trung tâm tuyển sinh. Các nhân viên điều hành đại học gọi là administrator, từ văn phòng mình sẽ đăng nhập vào server xem hồ sơ của các sinh viên xin học tại khoa mình. Họ không thể thấy hồ sơ sinh viên của các khoa khác. 

Bổn phận của những nhân viên admins này là xem xét, xác thực và theo dõi từng hồ sơ một. Họ có trách nhiệm là giải đáp thắc mắc; bổ sung và trợ giúp các sinh viên cho tới khi hoàn tất hồ sơ của mình. 

Các nhân viên admins, tùy theo chức trách, có thể vào các hệ thống máy tính của các trung tâm thi cử quốc tế như IELTS; SAT, GMAT... để xem trực tiếp kết quả thi cử của sinh viên khắp thế giới ngay trên server của những cơ quan này. Như vậy, những trường hợp điểm giả, bằng giả... khó lòng qua mắt họ được. Nếu như có điều không rõ ràng, admins có thể liên hệ trực tiếp tới các đại học, college cũ của sinh viên để xác thực giấy tờ. Nhìn chung, hệ thống giáo dục tại các quốc gia phát triển như Mỹ, Canada, Úc, Anh, Đức... tốt cho nên việc trao đổi thông tin giữa các trường rất nhanh chóng. Vì vậy, xác thực hồ sơ không gặp mấy khó khăn.

Một bộ hồ sơ university/college không nhất thiết phải hoàn tất ngay một lúc. Khi bắt đầu, sinh viên chỉ cần tạo username/password (tên người dùng, mật khẩu) để log-in (đăng nhập) vào admission server và trả tiền lệ phí xét đơn. Sau đó, mỗi ngày làm từng ít một. Cho tới trước thời hạn deadline thì mới hoàn tất bằng cách bấm vào nút Submit hay Complete tức là Nộp. Lúc đó, đơn sẽ chính thức hoàn tất.

Khi thời hạn deadline đến, các nhân viên điều hành sẽ gạn lọc, loại bỏ những hồ sơ bất hợp lệ hay không đạt yêu cầu. Đôi khi phần việc này cũng do chính các software filters (bộ lọc) trên server đảm nhận. Nó sẽ loại hồ sơ và đưa cho admins danh sách để kiểm chứng. Phần còn lại, admins đệ trình lên cho hội đồng tuyển sinh duyệt xét. Họ có thể in ra giấy hoặc là họ setup server, mời các thành viên trong hội đồng vào xem hồ sơ. 

Mỗi thành viên sẽ log-in (đăng nhập), xem từng hồ hồ sơ, viết đánh giá chi tiết và chấm điểm theo một thang điểm mà khoa quy định. Thời hạn xét đơn thường là vài tuần tới vài tháng tuy theo tầm vóc của khoa và số hồ sơ ứng tuyển. Sau khi tất cả mọi hồ sơ đã được xem xét chấm điểm rồi, các admins sẽ tổng kết chúng lại, lập thành danh sách trúng tuyển gọi là Admission list và đưa lên cho giáo sư trưởng khoa. Người này sẽ ra quyết định tuyển sinh cuối cùng và lên danh sách các sinh viên đậu đợt một.

Gửi giấy báo trúng tuyển

Nói về Admission quota, bởi vì mỗi khoa đều có định mức tuyển sinh hàng năm, muốn đạt định mức này, các khoa thường sẽ không công bố kết quả đậu rớt cùng một lúc. Đó là vì các sinh viên không chỉ nộp duy nhất một trường mà nộp nhiều trường khác nhau. Đậu xong họ chọn trường tốt nhất. 

Vì thế, để khỏi vỡ kế hoạch, khoa sẽ gửi giấy báo trúng tuyển cho các sinh viên giỏi nhất, xếp đầu bảng vào đợt báo đậu đầu tiên. Những sinh viên này sẽ phải ký giấy xác nhận với khoa rằng mình chắc chắn sẽ ghi danh vào học và họ sẽ phải trả học phí toàn phần hay đặt cọc trong vòng một vài tuần lễ tính từ ngày nhận giấy báo trúng tuyển. Những sinh viên nào từ chối sẽ phải báo cho khoa biết sớm. Như vậy, sau đợt một thì khoa sẽ biết còn dư ra bao nhiêu chỗ trống để tuyển đợt kế tiếp và tiếp theo nữa cho tới khi đạt đủ định mức mới thôi.

Đối với các sinh viên không đủ khả năng hay hồ sơ không hợp lệ (Inadmissible) thì khoa có thể gửi thư từ chối ngay lập tức. Nếu sinh viên còn có khả năng được đậu thì khoa sẽ còn giữ hồ sơ lại để chờ xem có chỗ trống nào không. Những trường hợp này gọi là Waiting List (danh sách chờ). Phút chót, nếu có ai bỏ chỗ thì các sinh viên Waiting list này sẽ được nhận giấy báo đậu.

Theo lịch thông thường của ngành giáo dục University/College thì mỗi niên khoá đều bắt đầu từ tháng 9 và kết thúc vào tháng 5. Các học sinh, sinh viên phải chuẩn một gần một năm trước đó, tức là tháng 11, 12 của năm trước họ bắt đầu làm hồ sơ rồi. Hạn chót nộp đơn thường là tháng 1 hoặc đầu tháng 2 hàng năm. 

Hội đồng tuyển sinh cần ít nhất một, hai tháng để làm việc. Khoảng tháng 3 thì các giấy báo trúng tuyển sẽ được gửi ra và kế hoạch tuyển sinh phải hoàn tất sớm chừng nào, tốt chừng nấy. Các nhân viên điều hành đại học rất nhạy bén, họ biết rất rõ sinh viên nước ngoài cần phải trải qua những thủ tục để xuất, nhập cảnh. Vì vậy, họ sẽ luôn thúc đẩy làm hồ sơ nhanh nhất có thể.

Theo anh Bảo, các college, trường công chính phủ cũng sẽ theo na ná như quy trình trên. Nó có thể phức tạp hay đơn giản hơn tuỳ theo từng hoàn cảnh. Học sinh Việt Nam muốn nộp đơn vào bất kỳ trường Đại học, College Canada, Mỹ nào thì phải vào website của khoa các em xin học để biết rõ ràng thời hạn nộp đơn cụ thể. Cùng một University/College nhưng mỗi khoa đều có chương trình tuyển sinh khác nhau và hạn nộp đơn khác nhau.

Ở Canada hiện có rất nhiều các college mở nhiều chương trình quanh năm, thời gian xét đơn rất nhanh chóng. Những ngành đào tạo vô thưởng vô phạt rất dễ kiếm cho College những nguồn tiền khổng lồ. Còn những đại học lớn đã có uy tín và tiếng tăm rồi thì quy chế tuyển sinh vẫn rất chặt chẽ và quy củ.