8 bí kíp giúp tôi không bao giờ phải làm thêm giờ ở công ty

Bạn có từng thắc mắc vì sao có những người đồng nghiệp lúc nào cũng tan làm đúng giờ, trong khi bạn vẫn vật lộn với deadline, họp hành và cả núi email chưa đọc? Tôi từng là người luôn tăng ca không dứt cho đến khi nhận ra: Vấn đề không nằm ở lượng công việc, mà ở cách tổ chức và xử lý nó.

Sau khi chạm ngưỡng kiệt sức, tôi đã thử áp dụng những điều chỉnh nhỏ và thật bất ngờ, 8 thói quen đơn giản này đã giúp tôi cải thiện hoàn toàn hiệu suất, giữ tinh thần tỉnh táo và tận hưởng cuộc sống sau giờ làm. Nếu bạn cũng muốn rời văn phòng lúc 5h30 mà không áy náy, hãy thử áp dụng 8 “work hacks” dưới đây.

1. Đối xử với email như… đồ giặt

Kiểm tra email cả ngày giống như bạn đang giặt đồ từng chiếc tất một – quá mất thời gian và chẳng hiệu quả chút nào. Thay vì phản hồi từng tin nhắn ngay khi nhận được, tôi chọn cách “gom mẻ” như giặt đồ. Mỗi ngày, tôi dành 2–3 khung giờ cố định để kiểm tra hộp thư và phân loại email thành 3 nhóm: “Trả lời ngay”, “đọc tham khảo” và “xử lý sau”.

Cách này giúp tôi tập trung hơn vào công việc đang làm, tránh bị ngắt quãng liên tục và vẫn đảm bảo email được phản hồi kịp thời, có trọng tâm.

2. Chặn lịch “bận” để bảo vệ thời gian của chính mình

Một trong những lý do khiến ta không thể làm việc hiệu quả là liên tục bị “lôi” vào các cuộc họp đột xuất. Giải pháp? Tôi đặt các khung giờ “bận” trên lịch làm việc, thường là 30 phút đầu ngày để tập trung khởi động, và 30 phút cuối ngày để tổng kết.

Khi người khác thấy bạn đã có lịch “busy”, họ sẽ ít xếp họp vào thời điểm đó. Đây là cách tinh tế để nói “tôi đang cần không gian làm việc sâu” mà không cần từ chối trực tiếp.

3. Dùng AI như một trợ lý riêng

Bạn không cần làm mọi thứ một mình – AI hoàn toàn có thể giúp bạn. Tôi thường dùng ChatGPT để tạo bản nháp email, lên lịch trình ngày làm việc hợp lý, hoặc thậm chí tóm tắt cuộc họp từ bản ghi âm.

Ngoài ra, một số ứng dụng như Tango có thể tự động ghi lại các quy trình thao tác trên màn hình, giúp tôi tiết kiệm thời gian khi hướng dẫn đồng nghiệp hoặc làm tài liệu nội bộ.

4. Viết “to-do list” theo kiểu “việc đầu tiên”

Thay vì liệt kê hàng loạt công việc lớn nhỏ mỗi ngày, tôi chọn viết một “First Things First List” – danh sách những việc đầu tiên cần làm để khởi động ngày mới.

Ví dụ, thay vì ghi “làm slide thuyết trình”, tôi ghi rõ: “Xác định mục tiêu chính của slide” hoặc “Tập hợp số liệu liên quan”. Cách này giúp tôi không bị choáng ngợp, làm từng bước nhỏ trước và dần dần hoàn thiện cả dự án lớn.

5. Bật chế độ “đang bận” bằng… email vắng mặt

Không phải cứ đi nghỉ mới cần bật auto-reply. Vào những ngày tôi cần làm việc sâu, tôi bật chế độ trả lời tự động với nội dung như: “Tôi đang tập trung xử lý công việc và sẽ phản hồi sớm nhất vào ngày mai".

Cách này không chỉ giúp tôi hạn chế bị gián đoạn mà còn gián tiếp thông báo với đồng nghiệp rằng tôi đang “full công suất”. Một mẹo nhỏ nhưng cực kỳ hữu ích nếu bạn cần giữ không gian riêng để làm việc hiệu quả.

6. Nghe nhạc sóng não (binaural beats)

Thay vì nghe playlist pop yêu thích, tôi chọn nhạc sóng não – loại nhạc phát các tần số khác nhau ở hai tai nhằm kích thích trạng thái tập trung.

Tôi thường mở nhạc này khi viết báo cáo, làm các việc đòi hỏi sáng tạo hoặc cần giữ tinh thần vững vàng trước các cuộc họp căng thẳng. Sau vài lần thử, tôi ngạc nhiên vì cảm giác “vào zone” dễ hơn hẳn.

7. Tạo rào cản với các thói quen gây xao nhãng

Bạn dễ bị cuốn vào TikTok, Facebook hoặc chat nhóm tán gẫu? Tôi cũng vậy. Nhưng thay vì cố gắng “cai” hoàn toàn, tôi tạo ra độ ma sát ví dụ: Xóa ứng dụng khỏi thanh công cụ, tắt thông báo, hoặc đăng xuất khỏi mạng xã hội.

Chỉ cần thêm vài thao tác trước khi truy cập, tôi sẽ đủ lười để không mở… và tập trung hơn vào công việc. Đây là mẹo cực hay để kiểm soát thời gian online và tránh bị “trôi” vào vùng mất kiểm soát.

8. Lên lịch “giờ đáng sợ” để xử lý việc mình ghét

Ai cũng có những đầu việc “càng nhìn càng chán” như gửi email, tổng hợp số liệu, điền biểu mẫu… Trước kia, tôi thường trì hoãn đến tận cuối tuần, cuối tháng, rồi lo lắng mãi.

Giờ tôi dành hẳn 1 tiếng mỗi tuần, gọi là giờ đáng sợ (Scary Hour), để “xử gọn” tất cả những việc mình ngại làm. Đặt đồng hồ, bật nhạc tập trung, không suy nghĩ chỉ hành động. Xong một lần là… nhẹ cả người!

Bạn không cần phải là siêu nhân để hoàn thành hết việc đúng giờ. Chỉ cần bạn biết điều chỉnh vài thói quen nhỏ trong ngày làm việc, mọi thứ sẽ vận hành trơn tru hơn. Thời gian không phải là thứ ta thiếu, mà là cách ta sử dụng nó chưa đúng. Hãy thử một (hoặc tất cả) 8 mẹo trên – biết đâu bạn sẽ trở thành “người tan làm đúng giờ” mà đồng nghiệp luôn ngưỡng mộ.