Công sở mùa cách ly: Tự quản lý file Word/Excel, gửi đính kèm mail cũng đã là... lạc hậu

Nếu công việc của bạn chủ yếu cần tới các ứng dụng văn phòng phổ thông như Word, Excel và PowerPoint, bạn có lẽ đã quá quen với nhịp làm việc này: thực hiện công việc trên file, đính kèm vào mail rồi gửi đi. Đồng nghiệp của bạn, "sếp" của bạn có lẽ cũng quen với việc tải file về, sửa, đính kèm rồi gửi lại.

Hoặc, bộ phận IT của bạn có thể "tiên tiến" hơn một chút. Họ sẽ tạo cho nhóm làm việc/bộ phận trong công ty một máy chủ chuyên để lưu trữ. Bất cứ ai cần đều có thể vào ổ cứng chung này để truy xuất file đang cần.

Trong thời đại đám mây, bạn vẫn làm việc qua file?

Thế rồi, Covid-19 xảy ra. Bạn được khuyến khích làm việc tại nhà. Cung cách làm việc thông thường bỗng trở nên vô cùng bất tiện. Bạn gửi file vào đầu giờ sáng, không thể lên công ty nhắc nhở đồng nghiệp, đến cuối ngày họ mới gửi lại một file (thật dài) chi chít comment? Bạn phải VPN (kết nối vào mạng công ty) để truy cập thư mục chung, khiến cho các trang web khác cũng chậm đi trông thấy? 

Và, từ lâu cỗ PC tại nhà của bạn đã bị bỏ xó, nay lại phải đem ra chạy những ứng dụng Office mới? Có rất nhiều bất tiện đi kèm với mô hình làm việc mới chỉ chuyển đổi lên máy tính mà chưa kịp chuyển đổi online thực sự.

Văn phòng trên đám mây

Thực tế, từ rất lâu rồi, cả Microsoft lẫn các ông lớn khác của ngành công nghệ đều đã nhìn ra vấn đề của cách làm việc "sửa file rồi đính kèm". Họ đã nhận ra rằng, với sức mạnh tính toán ngày càng tập trung vào đám mây (thay vì tập trung vào thiết bị của người dùng), việc chuyển đổi online toàn bộ môi trường làm việc là hoàn toàn khả thi.

Và thế là các bộ ứng dụng văn phòng nền web ra đời. Nhiều người có lẽ đã quen thuộc với bộ ứng dụng miễn phí Google Docs, nhưng ít người nhận ra rằng ngay cả Microsoft cũng có "đủ bộ" Office Online không tốn một xu nào. Với người dùng Mac, các ứng dụng Pages, Numbers và Keynotes cũng có thể được truy cập dễ dàng qua iCloud.com (từ bất kỳ thiết bị nào).

Trải nghiệm ứng dụng văn phòng với đủ các tính năng chính qua trình duyệt.

Rất có thể, công ty của bạn đã triển khai sẵn một trong số các dịch vụ này. Chúng sẽ thay đổi hoàn toàn trải nghiệm công việc văn phòng của bạn - đặc biệt là trong thời điểm nên hạn chế tiếp xúc như ngày nay.

Lợi ích thiết thực của một văn phòng online

Hãy cùng điểm qua những lợi ích mà một trải nghiệm làm việc online có thể mang tới. Đầu tiên là khả năng truy cập và lưu trữ file dễ dàng, an toàn. Bạn chỉ cần mở trang web tương ứng với ứng dụng mình cần dùng, ví dụ Microsoft Office được đặt ở www.office.com. Tiếp đến, bạn có thể tạo file mới, hoặc tải các tài liệu sẵn có trên máy lên trang Office Online này.

Tất cả các file này đều được lưu ở máy chủ của Office. Trên mỗi dịch vụ, mỗi người sẽ có nhiều GB dung lượng, thừa đủ cho các tài liệu sử dụng hàng ngày. Quan trọng hơn, trách nhiệm đảm bảo truy cập, sao lưu và bảo mật đều được Microsoft thực hiện, chứ không phải là bạn (hay bộ phận IT của công ty bạn). Điều này có nghĩa rằng bạn chẳng cần phải lo máy hỏng khi đang sửa file, chẳng phải tốn công cài đặt VPN, thậm chí còn chẳng cần nhấn Save liên tục. File bạn cần đã luôn ở trên đám mây, được các ông lớn công nghệ bảo quản, lưu trữ.

Chia sẻ file để nhiều người cùng chỉnh sửa cùng lúc.

Lưu trữ, quản lý phiên bản và thậm chí là "nhấn Save" giờ đều không phải là nhiệm vụ của bạn nữa.

Gửi file đính kèm cũng trở thành một hoạt động thừa thãi, thậm chí là bất tiện! Tất cả các bộ công cụ soạn thảo online đều có sẵn tính năng chia sẻ sang người dùng khác. Sau khi bạn đã "share', đồng nghiệp của bạn sẽ nhận được thông báo qua mail hoặc ngay trên trang Office Online của họ. Khi họ click vào, cả hai (hoặc ba, bốn, năm…) người đều có thể làm việc cùng lúc trên chính file đó. Sếp comment đến phần số 3, nhân viên đã có thể sửa ngay phần số 2 trên cùng một trang. Những vấn đề không tương thích vì mỗi người dùng một bản Office khác nhau cũng sẽ bị loại bỏ.

Thậm chí, bạn chẳng cần phải mua PC để làm việc tại nhà. Tất cả những gì bạn cần chỉ là một thiết bị có trình duyệt, mở trang web tương ứng rồi đăng nhập vào tài khoản của mình. Những cỗ PC cũ mèm vẫn có thể dùng cho công việc, và ngay cả tablet (iPad) kết nối phím/chuột cũng vậy.

Xu thế của thời đại

Các ông lớn công nghệ đều tìm cách đưa văn phòng của bạn "lên mây".

Hiển nhiên, các ứng dụng văn phòng "trên mây" cũng có những bất lợi của riêng mình, trong đó dễ thấy nhất là việc thiếu tính năng. Words Online thiếu Track Changes, Excel thiếu khả năng dùng add-ins… Nhưng tất cả đều có thể giải quyết nếu như các công ty bỏ tiền mua bản quyền Microsoft 365, bao gồm cả các ứng dụng Windows đầy đủ để sử dụng song song cùng các đường mạng.

Không phải vô cớ mà các ứng dụng "văn phòng trên web" này đã phát triển mạnh trong nhiều năm, từ khi Covid-19 buộc người dùng nhiều nước phải làm việc từ nhà. Trong bối cảnh nền kinh tế ngày càng đòi hỏi các khâu chia sẻ thông tin, phối hợp làm việc phải thực sự dễ dàng, và khi nhu cầu làm việc từ bất cứ nơi nào đang lên cao, thực hiện chuyển đổi online hoàn toàn cho các ứng dụng Office quen thuộc cũng là hoàn toàn dễ hiểu.