Văn hóa công sở Nhật Hou-Ren-Sou: Phương pháp giúp cả sếp lẫn nhân viên đều có thể làm việc hiệu quả

Ở đất nước Nhật Bản nổi tiếng về kỷ luật, họ có một loại văn hóa công sở mang tên Hou-Ren-Sou. Dịch ra tiếng Việt là Báo cáo - Liên lạc - Tham vấn.

Báo cáo ở đây là việc người cấp dưới trình lên cấp trên về chất lượng công việc. Báo cáo có thể bằng lời hoặc bằng những văn bản trang trọng. Trong khi đó, liên lạc được hiểu là thông báo các nội dung quan trọng cho tất cả mọi người có liên quan (Cấp dưới, đồng cấp, cấp trên). Trình tự liên lạc không phân biệt cấp bậc và đặc biệt là người thực hiện không thêm những ý kiến cá nhân mà thông báo đúng các nội dung xảy ra. Mặt khác, tham vấn được coi như khâu xin ý kiến, lời khuyên cấp trên, đồng nghiệp để hoàn thành công việc tốt hơn hay cùng nhau xử lý các khó khăn.

Vậy tại sao người Nhật lại rất coi trọng văn hóa này trong công ty?

Thực sự Hou-Ren-Sou giúp tất cả các thành viên trong công ty giao tiếp với nhau để hoàn thành công việc tốt. Đặc biệt các sếp sẽ nắm bắt tình hình công việc và kịp thời đưa ra lời khuyên cho cấp dưới để cải thiện. Văn hóa công sở này cũng dễ giúp mọi người thăng tiến trong sự nghiệp hơn bởi chẳng có thành công có được mà không cần đến tương tác.

Đến đây thì hẳn bạn sẽ nghĩ, công sở Việt Nam cũng có văn hóa này mà, chẳng khác gì với người Nhật cả! Thế nhưng sự thật là chúng ta đang hiểu sai và làm không đúng các bước, dẫn đến hiệu quả công việc chưa cao!

Thứ nhất là về báo cáo. Người Việt Nam hay có thói quen làm xong hết một nhiệm vụ lớn rồi mới báo cáo toàn bộ. Nhưng điều này trái hẳn với suy nghĩ của người Nhật. Ví dụ trong một công việc gồm 3 giai đoạn, thì sau mỗi giai đoạn đó người Nhật sẽ thực hiện báo cáo luôn chứ không chờ hết cả 3 giai đoạn mới báo cáo một lần. Thử hỏi nếu sau bước 1 đã có sai lầm mà phải hết công việc mới báo cáo thì còn ý nghĩa gì nữa không? Lúc ấy sếp của chúng ta sẽ khá giận vì họ không nắm bắt được diễn tiến công việc để rồi cuối cùng bạn trả lại họ một thứ thất bại.

Thứ hai là về liên lạc. Người Việt thường bỏ sót bước này vì nghĩ là những thông báo quan trọng thì ai mà chẳng nắm rõ. Việc thiếu hụt sự liên lạc giữa các thành viên khiến cho đồng nghiệp của chúng ta rơi vào tâm thế bị động, xử lý công việc kém hiệu quả. Hơn nữa, việc ít liên lạc trao đổi công việc còn vô hình trung làm mọi người xa cách nhau và không ăn ý trong những lần cùng nhau thực hiện dự án nào đó.

Cuối cùng là về tham vấn. Chì vì tâm lý "sợ sếp" mà các nhân viên cấp dưới đôi khi không dám mở miệng để xin ý kiến từ cấp trên. Tuy nhiên cũng cần phân biệt giữa xin ý kiến lời khuyên của sếp và việc đổ hết trách nhiệm lên sếp mình. Quyền quyết định và thực hiện công việc tiếp theo vẫn chủ yếu dựa vào chúng ta.

Tại Nhật Bản, mọi người trong công sở có thể trao đổi công việc với nhau một cách cởi mở và thẳng thắn ngay cả trong giờ ăn trưa, giờ giải lao. Một cấp dưới có thể trình lên việc em đang gặp khó khăn "abc hay xyz" như thế này như thế kia. Họ không ngần ngại để giúp đỡ nhau tiến lên trong công việc.

Một doanh nghiệp Việt nếu muốn hiệu quả đồng bộ thì rất cần thiết phải áp dụng chuẩn xác văn hóa Hou-Ren-Sou này. Lúc đầu có thể thấy hơi lằng nhằng phức tạp nhưng sau đó chắc chắn bạn sẽ cảm nhận được tính hiệu quả của nó.